بررسی انواع دفاتر حسابداری؛ آشنایی با تفاوت‌ها و شباهت‌های انواع دفاتر حسابداری
دفاتر حسابداری چیست؟ دفترهای حسابداری٬ مهم‌ترین ابزار یک حسابدار برای رصد کردن امور مالی شرکت است؛ چراکه در غیر این صورت مشمول جریمه می‌شوند. همچنین داشتن دفتر حسابداری به سازماندهی دقیق امور مالیاتی شرکت و صورت‌حساب‌ها کمک می‌کند. دفترهای حسابداری به دو نوع کلی دفاتر قانونی (رسمی) و دفاتر کمکی (غیر رسمی) تقسیم‌بندی می‌شوند. انواع دفترهای قانونی شامل دفتر حسابداری روزنامه، دفتر کل، دارایی و دفتر حسابداری کپیه است. همچنین دفتر معین در دسته دفاتر کمکی قرار می‌گیرد. در این مطلب به معرفی، بررسی کاربرد، شباهت‌ها و تفاوت‌های نمونه دفاتر حسابداری قانونی و کمکی حسابداری پرداخته‌ایم.
دفتر حسابداری روزنامه؛ ثبت همه تراکنش‌های مالی با تاریخ دقیق
دفتر روزنامه ازجمله دفاتر حسابداری قانونی بوده که می‌توان همه تراکنش‌های مالی کسب‌وکارتان را با تاریخ دقیق آن در این دفتر وارد کنید. دفتر روزنامه از چند ستون تشکیل شده است؛ عناوین ستون‌های دفتر روزنامه شامل تاریخ تراکنش‌های مالی، مبلغ بدهکاری یا بستانکاری است. بیشترین کاربرد دفتر حسابداری روزنامه ثبت تراکنش‌ها و صورتحسابهای مالی شرکت یا کسب‌وکار شخصی افراد است.
دفتر حسابداری روزنامه را می‌توانید در دو مدل عمومی و اختصاصی تهیه کنید. دفتر عمومی روزنامه برای ثبت اطلاعات همه تراکنش‌های مالی است؛ درصورتی‌که دفتر روزنامه اختصاصی اطلاعاتی مانند خرید، فروش، پرداخت‌های نقدی و آنلاین را به‌صورت جداگانه تفکیک و سازماندهی کرده است. همچنین فردی که نگارش و تنظیم صورتحسابهای مالی را با این دفتر انجام میدهد باید با قوانین نگارش این دفتر حسابداری آشنایی داشته باشد.
دفتر معین؛ مشهورترین دفتر کمکی حسابداری
دفتر معین از دفاتر حسابداری غیررسمی یا کمکی است که برای ذخیره اطلاعات حسابداری از آن استفاده می‌شود. به‌طورکلی دفتر معین برای کمک به فرایندهای گزارش‌گیری کاربرد دارد. در این دفتر کمکی اطلاعاتی مانند موجودی کالاها، حساب‌های قابل پرداخت، سپرده‌های مشتری و سرمایه‌گذاری‌ها ثبت می‌شود. همچنین از دفتر کمکی معین برای ذخیره اطلاعات ترازنامه نیز استفاده می‌شود. به‌علاوه، حساب دارایی، حساب‌های بدهی و سپرده‌های مشتری ازجمله رایج‌ترین حساب‌های ثبت شده در دفتر حسابداری معین هستند. شرکت‌ها با خرید دفتر معین یکی از ضروری‌ترین و مهم‌ترین دفاتر برای ثبت گزارش سیستم مالی شرکت را تهیه می‌کنند.
نحوه تحریر دفتر معین تقریبا مشابه با دفتر کل حسابداری است. نمونه تحریر دفاتر قانونی مانند دفتر کل اینگونه است که تاریخ و هزینه هر معامله تجاری را براساس نوع آن دسته‌بندی و ثبت می‌کنید؛ درصورتی‌که در دفتر کمکی معین اطلاعات این معاملات را به حساب‌های خاصی تقسیم‌بندی می‌کنید تا همه معاملات مانند وجه نقد و فروش را با جزئیات کامل در اختیار داشته باشد. در واقع از دفتر حسابداری معین برای تفکیک و تقسیم‌بندی کردن حساب‌های دفتر کل استفاده می‌شود.
دفتر کل؛ قابلیت سازماندهی کردن حساب‌های مختلف
دفتر کل یکی از پرکاربردترین و محبوب‌ترین انواع دفاتر حسابداری بین حسابداران است؛ چراکه این دفتر، صفحه‌ای جداگانه برای هر حساب لحاظ کرده است و کلیه اطلاعات یک حساب را با شرح کامل و تاریخ وقوع وقایع سازماندهی می‌کند. همچنین باتوجه‌به تنوع داده‌های مختلف در حسابداری، وجود دفتر کل اهمیت بالایی پیدا کرده است. دفتر کل از نمونه دفتر حسابداری قانونی پرکاربرد و جزو لیست ملزومات اداری برای شرکت‌های بزرگ است تا به کمک آن به‌راحتی به حساب‌های مالی افراد دسترسی داشته باشند.
ثبت رویدادها در دفتر روزنامه به ترتیب تاریخ وقوع آن‌ها است درحالی‌که در دفاتر کل حسابداری برای اطلاعات هر حساب، صفحه‌ای جداگانه در نظر گرفته شده است. همچنین در دفتر روزنامه همه اطلاعات جزئی تجاری شرکت مانند واردات و صادرات و معاملات اوراق باید ثبت شود، اما در دفتر کل، فقط سرفصل‌های حسابداری به‌صورت‌کلی ذکر می‌شود.
ساختار دفتر کل
دفتر کل شامل چند ستون اصلی است که عبارت‌اند از:
- ستون عنوان حساب:
در این ستون، عنوان حساب، شماره حساب و شماره کارت مربوط به هر حساب ثبت می‌شود. - ستون تاریخ:
تاریخ وقوع رویداد مالی که در دفتر روزنامه ثبت شده است، در این ستون وارد می‌شود. - ستون شرح:
در این ستون شرح مختصری از موضوع معامله نوشته می‌شود. در برخی موارد، صرفاً عبارت "به شرح دفتر روزنامه" کافی است. - ستون عطف:
این ستون به شماره صفحه دفتر روزنامه اشاره دارد تا ارتباط میان اطلاعات دو دفتر مشخص باشد. - ستون مبلغ:
این ستون به دو بخش تقسیم می‌شود:
- سمت راست برای ثبت مبالغ بدهکاری.
- سمت چپ برای ثبت مبالغ بستانکاری.
دفتر حسابداری دارایی؛ گزارش دارایی‌های منقول و غیرمنقول
دفتر دارایی یکی از انواع دفاتر قانونی حسابداری بوده که کاربرد آن گزارش همه دارایی‌های منقول و غیرمنقول تاجر و ثبت عملکرد سالانه او است. همچنین در دفتر دارایی همه صورتحسابهای مالی تاجر از دفتر حسابداری کل استخراج و در دفتر دارایی ثبت می‌شود. تفاوت دفتر دارایی با دفاتر حسابداری دیگر این است که تاجر باید همه اطلاعات درج شده در آن را با امضا خود تایید کند. دفتر دارایی برخلاف دفتر کل از دفاتر حسابداری پرکاربرد نیست؛ زیرا با نصب نرم‌افزارهای مختلف می‌توان به‌راحتی اطلاعات و دارایی‌های تاجر یا شرکت را در آن ثبت کرد.
در دفتر کپیه، صورتحسابهای مالی به ترتیب تاریخ ثبت می‌شوند
دفتر کپیه یکی دیگر از دفاتر حسابداری است که طبق قانون، تجار ملزم به تنظیم و نگهداری آن هستند. ماده ۱۰ قانون تجارت به تعریف این دفتر پرداخته و در آن آمده است:
دفتر کپیه دفتری است که تاجر باید کلیه مراسلات، مخابرات و صورتحسابهای صادره خود را به ترتیب تاریخ در آن ثبت نماید.
تبصره:
تاجر باید کلیه مراسلات، مخابرات و صورتحسابهای وارده را نیز به ترتیب تاریخ ورود مرتب نموده و در لفاف مخصوصی ضبط کند.
با توجه به این ماده، تاجر موظف است که در دفتر کپیه خود کلیه مکاتبات، مراسلات و مخابراتی که از جانب خود ارسال شده‌اند را ثبت و ضبط کند. به عبارت دیگر، تاجر نیازی ندارد که مکاتبات و مراسلات دریافتی خود را در این دفتر وارد کند.
تمامی دفاتر حسابداری که تاکنون توضیح داده شدند برای تجار ضروری و لازم هستند. پس از تکمیل دفاتر روزنامه، کل و دارایی، باید توسط نماینده اداره ثبت امضا شوند. اما دفتر کپیه نیازی به امضای نماینده ثبت ندارد. این موضوع به معنای کم‌اهمیت بودن دفتر کپیه نیست، بلکه این دفتر نیز باید به‌طور مرتب و منظم تنظیم و تحریر شود و دارای شماره صفحه باشد.
اگرچه قوانین مربوط به دفاتر حسابداری همچنان در قانون تجارت معتبر است، اما امروزه استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری که امکان دسترسی سریع به تمام اطلاعات مالی شرکت‌ها را فراهم می‌کنند، بسیار رایج شده است. در نتیجه، کاربرد دفاتر سنتی حسابداری کاهش یافته و بیشتر حساب‌ها از طریق نرم‌افزارهایی مانند نرم‌افزار دریافت و پرداخت، نرم‌افزار انبارداری و سایر نرم‌افزارها ثبت و سپس به دفاتر حسابداری منتقل می‌شوند.
انواع دفاتر حسابداری را براساس کاربرد و نیازتان تهیه کنید
دفاتر رسمی حسابداری شامل دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر کپیه و دارایی است و دفتر معین نیز از دفترهای غیررسمی و محبوب بوده که برای ثبت سیستم گزارش مالی شرکت از آن استفاده می‌شود. هر شرکتی برای ثبت امور مالیاتی خود باید اقدام به تهیه دفترهای حسابداری کند تا هم معاملات و صورتحسابهای مالی را با تاریخ دقیق به‌صورت ثبت شده داشته و هم از جریمه شدن شرکت جلوگیری کند. برای تهیه دفاتر اداری مانند دفتر کل و دفتر معین می‌توانید آن‌ها را به‌صورت آنلاین از فروشگاه‌های معتبری مانند ایران تحریر خریداری کنید.
